Teave dokumentides sisalduvate isikuandmete töötlemise kohta Vabariigi Presidendi Kantseleis

Siit leiate teabe isikuandmete töötlemise põhimõtete kohta Vabariigi Presidendi Kantseleis ning isiku õiguste kohta enda andmetega tutvumisel.
Andmekaitsespetsialisti kontakt: Sirli King-Peets, andmekaitsespetsialist@vpk.ee

Isikuandmed

Isikuandmed on mistahes andmed, mis võimaldavad isiku tuvastada. Isikuandmete töötlemiseks loetakse kõiki isikuandmetega tehtavaid toiminguid, välja arvatud:

• juriidiliste isikute ja asutuste andmete töötlemist ning füüsilise isiku andmete töötlemist, kui andmeid töödeldakse seoses tema ametikohustusega;
• isikuandmete töötlemist veebilehtedel, millele Vabariigi Presidendi või Vabariigi Presidendi Kantselei veebilehel viidatakse, kuid mida Vabariigi Presidendi Kantselei ei halda (välislingid).

Vabariigi Presidendi ja Vabariigi Presidendi Kantselei veebilehe külastamine

Veebilehe külastamisel piirduvad külastaja kohta kogutavad ja säilitatavad andmed:

• kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiaadressiga (IP-aadressiga),
• kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiteenuse pakkuja nime ja aadressiga,
• külastamise ajaga (kellaaeg, kuupäev, aasta),
• infoga, millist veebilehe osa külastatakse ja kui kaua seal viibitakse.

IP-aadresse ei seota isikut tuvastava teabega. Kogutud andmeid kasutatakse külastusstatistika tegemiseks, et selle põhjal veebilehte arendada ja külastajale mugavamaks muuta. Andmeid säilitatakse 1 aasta.

Vabariigi Presidendi õigusaktid. Vabariigi Presidendi otsuste juurde kuuluvad dokumendid

Isikuandmeid sisaldab õigusakt, millega reguleeritakse konkreetse isiku õigusi või kohustusi (näiteks käskkiri auastme andmise kohta). Vabariigi Presidendile esitatakse Vabariigi Presidendi Kantselei kaudu ettepanek vastava õigusakti andmiseks ning vajadusel muud otsustamiseks vajalikud dokumendid (alusdokumendid). Alusdokumendid edastab need ette valmistanud asutus ning vajadusel kogub Vabariigi Presidendi Kantselei täiendavaid andmeid. Kui tegemist on õigusaktiga, mis sisaldab isikuandmeid, sisalduvad isikuandmed üldjuhul ka selle õigusakti alusdokumentides. Vabariigi Presidendi õigusakt edastatakse kolmandatele isikutele vastavalt Vabariigi Presidendi Kantselei asjaajamiskorra lisaks olevale jaotuskavale ning isikule, kelle isikuandmeid see sisaldab.

Vabariigi Presidendi õigusaktid avaldatakse elektroonilises Riigi Teatajas, Vabariigi Presidendi veebilehel ja Vabariigi Presidendi Kantselei dokumendiregistris. Vabariigi Presidendi otsuste alusdokumentidele, mis sisaldavad isikuandmeid, kantselei dokumendiregistri vahendusel juurdepääsu ei anta.

Selgitustaotlus, märgukiri, teabenõue ja muu kirjavahetus (pöördumised)

Isikuandmeid kasutatakse pöördujatele vastamiseks. Kui vastamiseks on vaja teha järelepärimisi, avaldab Vabariigi Presidendi Kantselei isikuandmeid üksnes hädavajalikus mahus.

Kui Vabariigi Presidendi Kantseleile laekub pöördumine, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis pöördumine edastatakse sinna. Pöördujat teavitatakse tema kirja edastamisest.

Kirjavahetust võidakse kasutada ka asutuse-siseselt oma töö kvaliteedi ja kvantiteedi hindamiseks. Kirjavahetuse statistikat ja kokkuvõtteid avaldab Vabariigi Presidendi Kantselei vajadusel ainult umbisikuliselt, ilma nimedeta.

Kirjavahetuse andmestik on seaduse kohaselt juurdepääsetav Vabariigi Presidendi Kantselei dokumendiregistris. Üldjuhul on füüsiliste isikute pöördumised ja vastused pealkirjastatud dokumendiregistri avalikus vaates üldistavalt ja asutusesiseses vaates töö hõlbustamiseks täpsemalt.

Kirjavahetusega tutvumise soovil esitatud teabenõude täitmise käigus katab Vabariigi Presidendi Kantselei kinni avaliku teabe seaduse § 35 kohase juurdepääsupiiranguga teabe.

Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastatakse dokument asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev juurdepääsuõigus (nt kohtueelne menetleja või kohus).

Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitatakse Vabariigi Presidendi Kantseleis 5 aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad hävitamisele või üleandmisele Rahvusarhiivi. Kui dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirang, ei võimalda Rahvusarhiiv neile juurdepääsu kuni avaliku teabe seaduse alusel kehtestatud piirangu tähtaja lõpuni.

Vabariigi Presidendi Kantseleisse esitatud praktikakoha taotlused ja tööleasumise avaldused, kandideerimised

Kõik kandideerimisega seotud dokumendid sisaldavad isikuandmeid (näiteks avaldus koos juurdekuuluvate dokumentidega, kirjavahetus kandidaadiga, avalikest allikatest kandidaadi kohta kogutav teave). Teiste isikute andmete puhul, mis kandideerija oma dokumentides esitab, eeldab Vabariigi Presidendi Kantselei, et nende edastamisel on lähtutud isikuandmete kaitse seadusest ning Vabariigi Presidendi Kantseleil on õigus näiteks dokumentides soovitajatena nimetatud isikutega ühendust võtta.
Kandideerimisega seotud kirjavahetus registreeritakse Vabariigi Presidendi Kantselei dokumendiregistris, kus kuvatakse dokumentide registriandmed ja kandidaadi initsiaalid, dokumentidele avalikku juurdepääsu ei võimaldata. Kõik isiku kandideerimisega seotud dokumendid on juurdepääsupiiranguga. Avalikustamisele ei kuulu ka teave inimese osalemise kohta konkursil. Teave isiku teenistusse võtmise kohta on avalik.
Vabariigi Presidendi Kantseleis võimaldatakse dokumentidele juurdepääs isikutele, kes on seotud vastava otsustusprotsessiga.
Andmeid sisaldavaid registreeritavaid dokumente säilitatakse vastavalt dokumentide loetelus sätestatud dokumentide säilitustähtaegadele. Vabariigi Presidendi Kantselei poolt täiendavalt kogutud dokumenteeritud, kuid registreerimata dokumendid hävitatakse vajaduse möödumisel.

Vabariigi Presidendi Kantselei sõlmitud lepingud

Füüsiliste isikutega sõlmitud lepingud sisaldavad isikuandmeid, mis on osaliselt andmed, mille avaldamine võib kahjustada isiku eraelu puutumatust (nt kontaktandmed). Füüsiliste isikutega sõlmitud lepingutele võimaldatakse juurdepääs vastava teabenõude esitajatele.

Isikuandmete edastamine teisele asutusele ja isikule

Peale eelpool nimetatud juhtude võib piiratud juurdepääsuga isikuandmeid edastada üksnes asutusele või isikule, kellel on selleks otsene seadusest tulenev õigus (näiteks kohus või kohtueelne menetleja) ja põhjendatud vajadus.

Õigus enda andmetega tutvuda. Õigus nõuda ebaõigete andmete parandamist

Igaühel on õigus tutvuda isikuandmetega, mis Vabariigi Presidendi Kantselei on nende kohta kogunud. Kui isikuandmed ei ole veebilehel avalikustatud, on võimalik esitada andmete saamiseks taotlus. Võimalusel väljastatakse andmed taotleja soovitud viisil viie tööpäeva jooksul taotluse registreerimisest. Kui isikuandmed on juurdepääsupiiranguga, peab Vabariigi Presidendi Kantselei veenduma taotleja isikusamasuses. Andmete väljastamise eest paberil on võimalik alates 21. leheküljest nõuda tasu kuni 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest.

Taotlus jäetakse rahuldamata, kui selle rahuldamine võib

• kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi,
• takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist,
• raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses,
• ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Igaühel on õigus nõuda enda ebaõigete isikuandmete parandamist.
Kui Vabariigi Presidendi Kantseleil ei ole isikuandmete kasutamiseks (enam) seaduslikku alust, võite nõuda nende andmete kasutamise lõpetamist või kustutamist.
Vabariigi Presidendi Kantselei tegevuse peale isikuandmete töötlemisel on isikul õigus esitada vaie või kaebus Andmekaitse Inspektsioonile või pöörduda kaebusega halduskohtusse.